Pemusnahan Arsip
Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan
dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan. Tujuan pemusnahan arsip antara lain adalah
untuk efisiensi dan efektivitas kerja, serta penyelamatan informasi arsip itu sendiri
dari pihak-pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya. Tentu yang menjadi pertimbangan
mendasar dalam pemusnahan arsip yaitu harus memperhatikan kepentingan pencipta arsip
serta kepentingan masyarakat, bangsa, dan negara.
Terjadi kontradiksi di lapangan, di satu sisi arsip terus menumpuk karena tiadanya
kegiatan pemusnahan. Di sisi yang lain, terjadi pemusnahan arsip tanpa mengacu prosedur
yang benar. Atas dasar fakta tersebut perlu dicarikan solusi yang tepat agar pelaksanaan
pemusnahan arsip dapat terlaksana efektif dengan prosedur yang benar.
Prinsip
- Pemusnahan arsip harus sesuai dengan prosedur dan peraturan perundang-undangan yang
berlaku;
- Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pencipta Arsip.
- Pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh Unit Kearsipan setelah memperoleh persetujuan
pimpinan pencipta arsip dan atau Kepala ANRI.
- Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan Unit Kearsipan atau di tempat
lain di bawah koordinasi dan tanggung jawab Unit Kearsipan Pencipta Arsip yang
bersangkutan.
- Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop, undangan dan duplikasi
sebagai hasil penyiangan dapat dilaksanakan di masing-masing Unit Pengolah.
- Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik
maupun informasinya.
Kriteria Arsip Yang Dimusnahkan
- Tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder;
- Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
- Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;
- Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.