Salah satu upaya meningkatkan pengelolaan persuratan dan kearsipan adalah melalui evaluasi pengelolaan surat dan arsip agar dapat diketahui aspek-aspek yang perlu ditingkatkan dalam pengolahan. Sehingga strategi dan penentuan kebijakan yang akan diambil kedepan lebih baik lagi dan lebih terarah. SITASIP merupakan singkatan dari Sistem Tata Naskah Dinas dan Arsip merupakan sistem buatan dari Tim Kearsipan Uniska dibuat tahun 2020 merupakan sistem online dalam pengelolaan Tata Naskah Dinas/Persuratan dan Arsip di lingkup UNISKA.

Acara Evaluasi berjalan dengan lancar dan sukses, dengan dimulai sambutan dan pengarahan oleh bapak Rektor Prof. Dr. H. Bambang Yulianto, M.Pd. dan dihadiri oleh Pejabat Struktural dan Yayasan antara lain: Sekretaris Yayasan, para Warek, para Kepala Biro, para Kepala Lembaga,  Kepala Bagian dan para staff. Harapan dari bapak Rektor agar Uniska menjadi lembaga Pendidikan yang hebat, semakin menuju paper less sesuai dengan era digitalisasi, dan segera ditindak lanjuti jangan hanya menjadi wacana. Ada tugas untuk menanyakan pihak Balai Sertifikasi Nasional (BSN) tentang administrasi elektronik di Uniska, yaitu pendaftaran  tanda tangan elektronik, stempel elektronik, dan lain sebagainya. Sehingga kedepan bisa bersama bersatu padu untuk Administrasi dan Kearsipan di Uniska semakin maju dan hebat.

Ada beberapa poin masukan dari evaluasi SITASIP dalam pembenahan system, antara lain sebagai berikut :

• Dokumentasi Pameran Arsip Pandemi COVID-19 di Universitas Negeri Airlangga
• Menghidupkan Kembali Sejarah
• Arsip Rapi, Informasi Tepat
• INTERNATIONAL CONFERENCE ON ARCHIVES SOCIALSCIENCE, HUMANITIES AND EDUCATION (ICOASHE) DI UNAIR
• RESTORASI ARSIP LETTER C DI DESA RINGINAGUNG KABUPATEN MAGETAN JAWA TIMUR

1.      Klasifikasi Arsip lebih sederhana / Re-Klasifikasi Arsip

2.      Data Surat di SITASIP awal masuk sistem dengan tahun terbaru

3.      Notifikasi surat masuk di email unit Pengolah/ Bagian sesuai dengan struktur organisasi terbaru.

4.      All Action New Page

5.      Kode Angka di riwayat surat diganti nama Unit Pengolah/Bagian

6.      Filter surat berdasarkan tahun

7.      Penyesuaian nama Unit Pengolah dengan struktur organisasi terbaru dan penambahan unit baru di sistem SITASIP

8.      Data surat terbaru sortingnya descending (nama/ jenis surat langsung muncul di sistem)

9.      Penambahan modul untuk bypass informasi ke Pejabat Strutural terkait sesuai dengan jenis surat (rahasia,penting,umum,terbuka)

Berikut adalah dokumentasi dari Evaluasi SITASIP tahun 2023 :

(Pembukaan dan pengarahan Evaluasi SITASIP) oleh bapak Rektor Prof. Dr. H. Bambang Yulianto, M.Pd.

(Sambutan dari Kepala Sekretariat Universitas)

(Peserta dari Kegiatan Evaluasi SITASIP)

(Penyampaian Materi dan Penjelasan dari Tanya Jawab peserta)

(Beberapa masukan dan Tanya Jawab dari peserta kegiatan)

(Doa penutup oleh Ketua Pelaksana)

(Sesi Foto bersama di akhir kegiatan)